AFOSys vient de souffler sa 1ère bougie


Il y a un peu plus d’un an, la société AFOSys n’existait que dans mes pensées, qui mises bout à bout ont fini par se structurer, pour se transformer doucement en une structure dédiée entièrement à l’accompagnement du chef d’entreprise dans le domaine du digital, de l’organisationnel administratif et comptable, et de l’informatique.


Partie 1 L’avant AFOSys


L’idée de création d’une société dans le domaine du conseil informatique me trottait dans la tête depuis déjà quelques années, et depuis mon poste de responsable informatique et Responsable de missions que j’occupais au sein d’un cabinet d’expertise comptable de la région grenobloise, je m’accrochais à l’idée qu’il me restait encore des challenges à relever, loin du confort et de l’assurance que m’apportait mon statut de cadre comptable.

Depuis l’apparition successives tout au long de ces dernières années, des outils d’aide à la dématérialisation (scanner, GED[1]..), je me suis formé en autodidacte aux techniques de la digitalisation, et j’ai appliqué ces méthodes sur l’ensemble de mes dossiers clients. Tant est si bien que j’ai fini par vider tous les classeurs contenant les documents permanents, juridiques et fiscaux de mes dossiers, pour les numériser et les intégrer dans les fiches clients des dossiers.

Les outils et les assistants fournis par les applications Quadratus, m’ont permis de mettre en place un processus complet de dossier de travail entièrement dématérialisé, qui après utilisation me permettait de générer un dossier de travail et un dossier annuel 100% numérique, intégré entièrement dans la fiche client du dossier.

Le déclencheur qui m’a permis de franchir ce pas que je ne m’imaginais pas franchir tellement j’étais attaché à ce cabinet depuis plus de 28 longues années, a été mon choix de privilégier davantage mon poste de responsable informatique au détriment de celui de responsable de mission qui devait normalement être prépondérant.

Mon employeur n’ayant pas la même vision que moi au sujet de la répartition de mes 2 fonctions au sein du cabinet, nous décidâmes d’un commun accord de nous séparer, afin que je puisse me consacrer à plein temps au métier qui avait pris le dessus dans mon cœur : l’informatique et la digitalisation en particulier.


Partie 2 La création d’AFOSys


C’est ainsi qu’après 28 ans de bons et loyaux services passés au sein d’un unique cabinet d’expertise-comptable, je me décidais à proposer mes services à l’ensemble des cabinets (et autres entreprises), qui n’auraient pas les compétences en interne pour se lancer dans l’aventure de la transformation digitale.

Pour ce faire il me restait à choisir le statut de ma société, le nom, et lui trouver une domiciliation. Tout le mois de septembre 2018 fut consacré aux démarches juridiques et fiscales de ma future société, qui entre temps avait été baptisée AFOSys (Audit Formation Outsourcing[2] en Systèmes informatiques), et avait trouvé son siège administratif à Meylan, ville chère à mon cœur, car c’est là que j’ai commencé ma carrière, et c’est donc pour moi un retour aux sources.

Durant un peu plus d’une année, les missions qui m’ont été confié par des cabinets d’expertise-comptable de la région grenobloise, consistaient à étudier le fonctionnement actuel de leurs services (comptables et administratifs), et à leur proposer une organisation nouvelle s’appuyant complètement sur la digitalisation afin de les réorganiser et de les transformer, pour les mettre complètement en phase avec les techniques de numérisation et de digitalisation de l’information, en mettant la data au service du cabinet pour leur permettre la mise en place d’une restitution quasi instantanée des données auprès de leurs clients.


Partie 2 La vie d’AFOSys aujourd’hui


J’ai eu l’occasion de transformer complètement l’organisation d’un cabinet, par la mise en œuvre de la digitalisation complète de l’ensemble de ses services, en permettant à la numérisation de tous les documents comptables, de simplifier leur collecte, et le cycle de validation et de comptabilisation des factures d’achats, tout en émettant un signal fort auprès des clients du cabinet qui ressentent ce changement comme bénéfique pour la poursuite des relations qu’ils entretiennent avec l’ensemble de leurs contacts au cabinet.

Cette transformation s’est poursuivie dans la gestion administrative des lettres de missions et des comptes annuels, qui ont intégrés la signature électronique pour un envoi facilité, et des échanges plus sécurisés entre l’expert-comptable et le client.

Les collaborateurs du cabinet n’ont pas été oubliés, car l’activation pour chacun d’eux de leur portail salarié, leur a permis de bénéficier d’un espace personnalisé pour gérer leurs demandes de congés et de paiement de leurs notes de frais

Cette mission d’organisation et de transformation digitale s’est étalée sur plus d’an, car il ne fallait pas brusquer les habitudes, et insuffler progressivement les nouvelles méthodes, qui au final se sont imposées plus rapidement que prévue, car le souhait de changement était fort et l’audience complètement acquise à la cause.

L‘étalement dans la durée de la mission était aussi destinée à échelonner le coût de l’accompagnement, permettant ainsi au cabinet de bénéficier d’un plan de facturation sur une durée qu’il aura auparavant définie.

J’ai d’ailleurs eu l’occasion de relater l’ensemble de ces missions dans un ensemble d’articles parus sur mon blog sous le titre « Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid ? »

AFOSys vient de souffler sa 1ère bougie et compte bien en souffler beaucoup d’autres, soyez curieux et venez vous rendre compte par vous-même de ma détermination à vouloir transformer votre entreprise pour la faire passer dans l’air digital.

« Les entreprises qui réussissent sont celles qui ont une âme.» disait Jean-Louis Brault, ça tombe bien car AFOSys est bien décidé à conserver la sienne.


[1] La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. Wikipédia


[2] L'externalisation, la sous-traitance ou l'impartition, en anglais : Outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d'une fonction d'une organisation vers un partenaire externe. Wikipédia


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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