C’est décidé je migre mon cabinet vers le cloud…


Cette semaine nous allons voir Pourquoi migrer ma production cabinet vers le mode SaaS ?


Les étapes du processus de prise de décision


Comme nous avons pu le constater à la lecture de mes précédents articles, les étapes pouvant conduire à la décision de migrer vers le cloud, peuvent être multiples et conditionnées aux objectifs que se sont fixé les dirigeants du cabinet.

Quelles sont les principales questions à se poser ?

Les principaux outils de production du cabinet permettant d’aboutir au traitement final des données sur un dossier client, peuvent-il et doivent-il être partagé avec les différents acteurs du dossier, à savoir le client, ses salariés, et d’autres intervenants externes ?

Si la réponse est positive, le mode collaboratif natif du mode SaaS[1] peut être le principal moteur de la décision de mise à disposition, auprès de l’ensemble des interlocuteurs du dossier, de l’accès aux outils et aux données, suivant des rôles prédéfinis, qui gèrent les permissions de lecture, écriture et toute autre intervention sur le dossier client.

Mes collaborateurs devront ils accéder à leurs dossiers depuis l’extérieur du cabinet, en déplacement, chez leurs clients, ou depuis leur domicile lors d’une séance de télétravail ?

Encore un fois si la réponse est positive, c’est bien le mode nomade des accès au serveur hébergé en mode SaaS, qui va permettre l’ouverture et le traitement des bases de données, depuis n’importe quel accès pourvu d’une connexion internet.

Mes serveurs locaux doivent faire l’objet d’un renouvellement, puis-je en limiter le coût et ainsi mieux maitriser mes investissements futurs ?

Si la maitrise des coûts informatiques est votre principal souci, là encore le souhait d’externaliser l’ensemble des données de production du cabinet auprès d’un expert métier, peut être la possibilité de limiter l’investissement à un serveur plus allégé qui ne conserverait que les rôles de gestion des accès réseaux (Active directory[2], serveur DNS[3] et DHCP[4]), et la gestion des imprimantes, laissant aux prestataires SaaS le soin de gérer la gestion des données de production, leur sécurité et leur sauvegarde.


Les étapes de la migration vers le SaaS


Pour le bon fonctionnement en mode SaaS des bases de données du cabinet, il faut avoir au préalable bien identifié l’ensemble des bases à migrer, et opéré au préalable un bon nettoyage afin d’en purger les données inutiles en fonction de leur ancienneté, afin d’en optimiser leur traitement dans le cloud.

Il faut aussi revoir entièrement le parc informatique, dans le but de l’optimiser pour la gestion des dossiers en mode cloud, sachant qu’il faudra privilégier plutôt la puissance de la mémoire vive, qui va traiter l’ouverture simultanée de multiples fenêtres, plutôt que la capacité de stockage du disque dur qui va être déportée sur le cloud, de même que la puissance du processeur ne sera pas aussi indispensable, car les traitements seront réalisés sur un serveur distant au sein d’un profil de cession géré et administré par le gestionnaire du SaaS.

C’est le moment aussi de réfléchir à la mise en place de nouvelles méthodes de travail complétement en adéquation avec la nouvelle architecture du mode SaaS, et de la part prépondérante qu’a pris le numérique dans l’organisation et le traitement des dossiers client. C’est ainsi que l’usage du double (voir triple) écran a complétement été généralisé lors des passages en mode SaaS, et que le mini scanner individuel est devenu la règle dans la plupart des cabinets.

Une fois la partie données et matériels organisée, il reste à planifier l’intervention d’un technicien du prestataire SaaS, afin de copier les données du serveur sur un disque dur externe qu’il transfèrera sur l’espace dédié sur le serveur hébergé du prestataire, il installe aussi sur chaque poste les applications Citrix[5] et Thinprint pour la gestion des impressions. Les administrateurs cloud center de l’hébergeur devront alors recharger les données avant de les mettre à disposition des collaborateurs du cabinet au travers d’une connexion citrix.



L’étape d’adaptation et de développement


L’adaptation au fonctionnement du cloud est très rapide pour les collaborateurs, car hormis le mode d’accès qui ne se fait plus en mode client-serveur[6], mais via un accès distant. Il reste à organiser l’administration intra cabinet et définir un rôle de superviseur au sein du cabinet qui aura pour tâche de gérer les comptes des utilisateurs, en faisant les demandes de création auprès du gestionnaire du cloud center, et d’en suivre ensuite leur personnalisation et l’affectation au collaborateur.

L’administrateur SaaS du cabinet bénéficie d’une console d’administration sur laquelle il peut suivre les connexions, et gérer un premier niveau de support auprès de ses collègues collaborateurs, avant de faire intervenir le support technique de l’hébergeur.

Le passage au mode SaaS va permettre rapidement de développer des services auprès des clients, tels que les connexions Quadra Connect, les services Quadra Box et Suivi Caisse et la mise à disposition du service Devis/Fact aux clients qui souhaitent utiliser une application de facturation collaborative avec son expert-comptable.

Nous aurons l’occasion d’étudier en détail dans les prochaines semaines, ces offres de services qui sont rendus possible grâce à la migration du cabinet vers le SaaS.


[1] Le logiciel en tant que service, ou software as a service, est un modèle d'exploitation commerciale des logiciels dans lequel ceux-ci sont installés sur des serveurs distants plutôt que sur la machine de l'utilisateur. Wikipédia


[2] Active Directory est la mise en œuvre par Microsoft des services d'annuaire LDAP pour les systèmes d'exploitation Windows. Wikipédia


[3] Le Domain Name System, généralement abrégé DNS, qu'on peut traduire en « système de noms de domaine », est le service informatique distribué utilisé pour traduire les noms de domaine Internet en adresse IP ou autres enregistrements. Wikipédia


[4] Dynamic Host Configuration Protocol est un protocole réseau dont le rôle est d’assurer la configuration automatique des paramètres IP d’une station ou d'une machine, notamment en lui attribuant automatiquement une adresse IP et un masque de sous-réseau. Wikipédia


[5] Citrix Systems est une entreprise multinationale américaine qui propose des produits de collaboration, de virtualisation et de mise en réseau pour faciliter le travail mobile et l’adoption des services cloud. Citrix compte plus de 260 000 entreprises clientes. Wikipédia


[6] L'environnement client–serveur désigne un mode de communication à travers un réseau entre plusieurs programmes : l'un, qualifié de client, envoie des requêtes ; l'autre ou les autres, qualifiés de serveurs, attendent les requêtes des clients et y répondent. Wikipédia


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