Digitalisation du cabinet : Comment impliquer les clients ?


Cette semaine nous allons voir : Comment embarquer aussi les clients dans le processus de dématérialisation ?


Phase d’information


La phase de lancement du processus de digitalisation du cabinet est bien avancée, dans le meilleur des cas, tous les collaborateurs ont manifesté leur soutien et leur intérêt pour le projet, mais rien ne pourra se faire finalement, si les clients qui doivent devenir les principaux utilisateurs finaux des outils de dématérialisation, n’adhèrent pas au projet.

Il est donc primordial de les intéresser au plus vite, et de les faire participer de façon active à la transformation digitale de leur cabinet. Pour cela rien de telle qu’une bonne communication bien ciblée, porteuse d’espoir et de renouvellement d’une collaboration sincère et fructueuse.

Lorsque les différents groupes de travail auront procédé au dépouillement de leurs idées, et qu’ils auront mis en commun leurs différentes réflexions, il conviendra lorsque l’organisation de la première présentation aux collaborateurs sera programmée, de planifier en même temps des évènements sous forme de petits déjeuners ou cocktails destinés aux clients du cabinet, pour leur faire part des choix avancés par les associés du cabinet en parfait accord avec leurs collaborateurs, pour avancer dans la transformation digitale du cabinet.



Phase d’implication


Au fur et à mesure du déroulement des évènements auprès des clients, il faudra prévoir de distribuer en fin de présentation des mini-questionnaires qui recueilleront leurs impressions sur le contenu de la présentation, et sur leur intention de souscrire ou non aux offres qui leur seront proposées dans les semaines à venir.

Après lecture et analyse des résultats des questionnaires, une équipe de collaborateurs issus des différents groupes de réflexion, pourront se consacrer à contacter les clients qui ont fait connaitre leur intérêt pour les services de dématérialisation que leur cabinet allait leur proposer. Un second questionnaire plus poussé cette fois pourrait être envoyé aux clients intéressés pour poursuivre le cycle d’étude des différentes phases du projet à mettre en place en front office[1], avant déploiement final à l’ensemble des clients du cabinet.

Les clients qui souhaiteraient s’impliquer dés le départ dans l’étude et la mise en place du projet de dématérialisation, pourraient se voir offrir 6 mois à 1 an d’abonnement (en fonction du coût mensuel du service) à un service qui serait susceptible de les intéresser.

De même que si des clients seraient en mesure de prescrire des services à d’autres clients du cabinet, du fait d’avoir souhaité être tenu informés dès le démarrage de la phase d’avant commercialisation, il faudrait être en mesure de prévoir une possibilité de rétribution, soit par un avoir sur leurs honoraires, soit par une remise directement sur leur abonnement de services qu’ils auraient souscrit dés la phase de commercialisation.



Phase de commercialisation


La phase de mise en place du back office[2] qui permettra la commercialisation des services auprès des clients finaux est maintenant presque achevée, il restera à réfléchir à la réalisation d’un plan de communication global qui pourra être soutenu par l’ensemble des prescripteurs quels qu’ils soient (collaborateurs ou clients).

La tarification des services proposés par les groupes de réflexion sur la transformation digitale du cabinet ayant reçu l’aval des associés et l’approbation des clients lors des différentes phases de test, il convient maintenant d’établir une grille de tarification qui regroupe l’ensemble des outils et services dédiés à la dématérialisation et qui seront proposés à l’ensemble des clients.

Pour ce faire si le cabinet dispose d’un site internet[3], il peut consacrer une page spéciale pour la présentation des services de dématérialisation qu’il propose, et y ajouter des vidéos de présentation des outils qui sont la plupart du temps proposées en version intégrables sur les chaines youtube des fournisseurs des services digitaux.

Il peut aussi choisir de procéder à des impressions de flyers (prospectus ou tracts publicitaires) auprès d’une société d’impression, pour les envoyer à ses clients, ou leur remettre à l’occasion de la présentation de leurs comptes annuels.

Pour les cabinets les plus engagés dans la transition écologique, et qui ont opté pour l’envoi numérique des factures à leur clients, ils peuvent y joindre un exemplaire du flyer en PDF pour tenir leurs clients informés de l’arrivée des nouveaux services, ou mieux insérer un lien cliquable dans le mail d’envoi de la facture numérique afin de diriger les clients vers la page de présentation des différents services proposés par le cabinet.

Pour boucler la boucle, le service administratif du cabinet épaulé par son service juridique, et le service marketing, ou par un prestataire externe expert dans la digitalisation, devra avoir procédé à l’intégration de tous les nouveaux services, jusqu'au processus de préparation des contrats d’abonnements pour les clients souscripteurs de services digitaux, et de la mise en place de la facturation ainsi que du renouvellement de ces nouveaux services.


[1] Le front-office est l'ensemble des services commerciaux de l'entreprise proposés au client. Le terme s'emploie dans la banque d'investissement et la gestion d'actifs et désigne l'équipe des opérateurs de marché, présents dans une salle de marché. Wikipédia


[2] Le back office est l'ensemble des activités de soutien, de contrôle, d'administration d'une entreprise. Elles sont facilement reconnaissables et peuvent être fonctionnellement et spatialement séparées du reste des opérations. Wikipédia


[3] Si ce n’est pas encore le cas il est urgent d’en ouvrir un, et pour cela vous pourrez lire l’article sur mon blog : https://www.afosys.fr/post/du-cabinet-des-ann%C3%A9es-2000-au-cabinet-du-futur-comment-y-parvenir-la-saga-suite-7


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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