Digitalisation du cabinet : Déploiement d’outils de gestion chez les clients



Cette semaine nous allons voir : Comment profiter de la digitalisation pour déployer des outils de gestion chez les clients ?



Recensement des outils d’aide à la digitalisation


Le cabinet vient d’achever sa transformation digitale en interne, et l’ensemble de ses services (Gestion interne et production comptable) sont maintenant fonctionnels et complètement en phase avec les outils digitaux dont le cabinet s’est doté depuis quelques mois.

Il est donc temps de dresser la liste des outils utilisés en interne, pour la plupart dans la production comptable, et qui peuvent être proposés aux clients afin de les intégrer pleinement dans le processus final de digitalisation du cabinet.

Dans le processus initial inscrit dans la phase de transformation digitale du cabinet, il était indispensable de basculer l’ensemble des outils de production vers un système de cloud computing (informatique en nuage) externe, géré en totalité par le fournisseur des applications de production, ou directement confié à un tiers externe, qui se charge de gérer les applications (SaaS), ainsi que les infrastructures (IaaS) et la plateforme du cabinet (PaaS).

Pour certains fournisseurs d’applications comme Cegid, il est obligatoire de migrer sa plateforme de production (bases de données) vers les solutions cloud computing du groupe, afin de pouvoir bénéficier dans les meilleures conditions, de l’ensemble des services de dématérialisation disponibles en SaaS pouvant être proposés aux clients du cabinet comme la Démat’Box ou la facturation full web, ainsi que la comptabilité collaborative.

Pour d’autres solutions logicielles, il suffit juste de disposer d’une infrastructure (processeurs, stockage et réseau) en adéquation avec la plateforme (bases de données) à héberger pour disposer des outils de dématérialisation fournis avec les applications de production.



Réflexion sur les offres digitales à mettre en place


Une fois les outils complètement maitrisés par les collaborateurs du cabinet, à la suite de leur intégration dans les nouveaux process de production par le référent ressources et outils digitaux, il restera à déterminer les grandes lignes des offres digitales, qui seront par la suite développées et construites autour des principaux axes de réflexion, qui auront été définis entre le référent ressources et le groupe de travail mis en place par la direction du cabinet.

La priorité sera donnée à la fourniture d’un service de comptabilité collaborative entre les clients et les collaborateurs en interne, afin de rationaliser les bases de données du cabinet, et permettre un partage des tâches comptables, fiscales et sociales, entre tous les protagonistes d’un même dossier.

Puis en second lieu viendront les offres de dématérialisation qui faciliteront aux clients, la transmission de la totalité de leurs documents (comptables, sociaux et trésorerie) sous format numérique, au cabinet qui devrait ainsi disposer de l’ensemble des flux pour lui permettre de mener à bien la mission qui lui est confiée.

Des formulaires de différents types, comme des inventaires d’équipements Hardware (Matériel) et Software (Logiciels), seront mis à la disposition des collaborateurs et responsables de missions, pour leur permettre de recueillir auprès de leurs clients, les informations qui serviront de base aux futures propositions d’équipement d’offres digitales, qui seront proposées à tous les clients qui tiennent leur comptabilité ou établissent leur facturation sur des logiciels qui ne permettent pas un développement du mode collaboratif.

Le moment privilégié pour proposer aux clients les offres digitales, construites après des semaines de réflexion et études approfondies, et qui seront adaptées à leur profil assurément, sera sans aucun doute la présentation bilan, grâce à l’utilisation de l’outil Bilan imagé de RCA, durant lequel il peut être évoqué en fin de présentation, les perspectives d’avenir envisagées par le.s dirigeant.s et les manières qui contribueront à leur réalisation.



Déploiement des offres digitales auprès des clients


Avec l’appui des comptes rendus dressés à la suite des rendez-vous « Bilan imagé » et des résultats des formulaires d’inventaire d’équipements proposés aux clients, le tout nouveau service de ressources digitales, sera à même de répondre aux besoins exprimés par les clients, et de dresser une proposition de fournitures d’offres digitales à l’attention du client, qui pourra lui être proposée directement, ou par l’intermédiaire de son contact (collaborateur ou chef de mission) au cabinet.

L’ensemble des paramètres sera pris en considération pour affiner au mieux l’offre digitale proposée aux clients en fonction de ses souhaits de formation aux outils qui pourront être délivrées sur place ou à distance.

Ces offres devront faire l’objet d’un suivi régulier et minutieux, afin d’éviter un passage par les « oubliettes », et retarder par la même occasion une amélioration conséquente de la rentabilité du dossier, et une satisfaction client qui ne saurait s’affirmer, faute d’aboutissement à un déploiement de l’offre proposée.

En concertation permanente avec le contact du client au cabinet, le référent ressource s’assurera que le client dispose bien de l’ensemble des informations qui lui seront utiles pour se décider à franchir le pas, et à accepter l’offre de digitalisation du cabinet qui lui a été proposée, en parfaite connaissance des équipements informatiques qu’il utilise au sein de son entreprise.

Aussitôt l’offre digitale acceptée par le client, le référent ressources du cabinet sera chargé de prendre contact directement avec le client pour lui proposer une date de déploiement de son offre, qui pourra se faire à distance ou sur place, en fonction des outils à déployer, et de la formation à délivrer au client qui aura été définie dans l’offre.

La mission de déploiement terminée, un sondage de satisfaction sera envoyé au client, afin qu’il puisse s’exprimer sur son degré de satisfaction, et ajouter tous commentaires qu’il jugerait bon d’apporter.



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