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Digitalisation du cabinet : Faut-il impliquer tous les collaborateurs ?


Cette semaine nous allons voir : Comment embarquer l’ensemble des collaborateurs dans le processus de dématérialisation ?



Phase d’information


Le cabinet vient de faire le choix de se lancer toutes voiles ouvertes dans la digitalisation de ses processus internes et externes, mais il lui reste une question essentielle à se poser, faut il impliquer tous les collaborateurs ou seulement les plus motivés au changement ?

Du bon choix de la composition des équipes de réflexion, va dépendre les résultats obtenus lors de la phase finale de déploiement de la transformation digitale du cabinet.

Il ne faut rien décider à la va-vite, et prendre le temps de composer les équipes, après avoir informé l’ensemble des collaborateurs lors d’une réunion au cours de laquelle vous aurez convié l’intervenant externe que vous aurez choisi pour vous accompagner dans cette aventure si importante à vos yeux, et qu’il aura à cœur de mener jusqu’à son terme dans les meilleures conditions possibles, avec votre appuis et ceux de vos collaborateurs, sans lequel rien ne pourra se faire, en tout cas pas dans des conditions optimales.

La réunion de présentation est maintenant programmée, et vous avez pris soin d’inviter l’ensemble de vos collaborateurs afin de vérifier l’engouement que suscite cet évènement. Vous avez été attentif quelques jours avant cette réunion aux discussions qui sont nées ici et là, et qui tournaient toutes autours du même sujet « que vont-ils nous proposer, et à quelle sauce allons-nous être manger ? ». Déjà à ce stade vous avez pu vous rendre compte que les réactions n’étaient pas identiques d’un collaborateur à l’autre, et qu’en fonction de multiples critères (âge, ancienneté, poste…), les attitudes différaient et que l’attente n’était pas la même d’un profil à l’autre.



Phase d’implication


Tous les collaborateurs sont maintenant bien informés de la volonté de changement et d‘évolution initiée par la direction du cabinet, et il appartient à chacun de prendre ses marques et d’affirmer ses positions en affirmant haut et fort leur souhait de prendre part activement au projet.

Si l’ensemble des collaborateurs expriment leur volonté de s’inscrire dans cette dynamique de changement, il faut prendre la mesure du phénomène, et donner sa place à chacun en créant des groupes de travail qui réfléchiront sur des points connexes liés au domaine de la digitalisation, par exemple « les outils liés à la digitalisation », « la digitalisation des processus ou procédures internes », « la digitalisation des processus ou procédures externes » et bien d’autres.

Ne vous inquiétez pas il y aura du travail pour tout le monde, et le projet de transformation digitale du cabinet ne s’en portera que mieux.

S’il s’avérait que seulement une partie de vos collaborateurs manifestait leur attachement au projet, il conviendrait d’en étudier la cause, et de vérifier si le groupe constitué des collaborateurs volontaires serait suffisamment nombreux pour avancer sereinement et apporter des pierres à la construction du projet digital, afin de démontrer aux plus réticents que tout ce qui sera fait, le sera dans l’intérêt de chacun et que personne ne sera laissé de côté.

Il faudra prévoir toutes les étapes d’avancement du projet, et valider à chaque nouvelle étape lors des réunions des groupes de travail, les avancées réalisées, et programmer les points restant à éclaircir afin de faire jaillir de chaque contributeur le meilleur de ce qu’il peut apporter au projet, et pourquoi pas inciter les plus récalcitrants à rejoindre en cours de route les groupes formés et contribuer à leur tour au résultat final.



Phase de Brainstorming[1]


Afin de permettre à chacun d’apporter ses idées et contribuer à l’avancement du projet, des techniques et méthodes pour trouver des idées et les mettre en commun, sont mise en place au sein des groupes dans lesquels sont répartis les différents thèmes de réflexion, et qui une fois rassemblées lors des discussions finales, constitueront l’ossature du projet sur lesquels viendront se greffer les apports d’idées issues du coworking (cotravail).

Les étapes de réflexion autours des thèmes initiés par les associés, aidés et conseillés par un intervenant externe, pourront être menées de façon individuelle par les participants lors de moments privilégiés et choisi par eux (pause, isolement, domicile…), puis mise en commun au sein des groupes de réflexion, animés par un chef de groupe choisi par ses collègues et l’intervenant externe, afin de confronter leurs idées et de n’en retenir que celles qui sont susceptibles de faire avancer le projet.

Au fur et à mesure de l’avancement du projet un état des lieux est dressé dans le but de retenir l’ensemble des idées, et de construire la charpente qui accueillera au fur et à mesure, les différentes tuiles issues des réflexions à venir.

Ce n’est qu’à l’issue de l’ensemble des réunions programmées, que l’ensemble du projet prendra sa forme définitive, et enrichi par l’apport successif des contributions de l’ensemble des membres des groupes de réflexion, il pourra faire l’objet d’une présentation à l’ensemble des collaborateurs, ainsi qu’aux clients et intervenants extérieurs qui seront concernés à l’issue du processus de dématérialisation, dont l’achèvement constitue un évènement considérable dans la transformation digitale du cabinet.


[1] Un brainstorming ou remue-méninges est une technique formalisée de résolution créative et collective de problème. Elle fut élaborée à partir de 1940 par Alex Osborn. Wikipédia


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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