Digitalisation du cabinet : Les offres digitales à déployer chez les clients


Cette semaine nous allons voir : Quelles sont les principales offres digitales à déployer chez les clients ?


De la fin des préparatifs


Toutes les méthodologies de référencement des offres digitales et de la manière de les déployer, sont maintenant recensées et pleinement étudiées jusqu’aux moindres détails par le groupe supervisé par le référent ressources, il est maintenant temps de procéder à la phase de déploiement chez les clients selon les méthodes définies tout au long de ces dernières semaines.



Jusqu’aux déploiements planifiés


Les semaines à venir seront consacrées à la mise en place des offres digitales, chez les clients qui ont exprimé leur souhait de s’équiper des outils digitaux proposés par le cabinet.

Selon la taille et la configuration informatique des clients, plusieurs choix d’outils d’aide à la dématérialisation pourront être proposés, mais quels sont-ils au juste ?



Les offres digitales


Elles se divisent en plusieurs catégories, qui va des outils d’aide à la dématérialisation des documents comptables, aux outils de facturation, en passant par les services d’aide à la gestion, et à l’accompagnement des services administratifs et comptables des entreprises clientes.


1. Les outils d’aide à la dématérialisation des documents

Jusqu’à la proposition de ces outils aux clients, les documents comptables étaient transmis au cabinet de manière complètement désordonnée, soit au format papier, soit de façon déjà numérique, ce qui pouvait se traduire par des retards dans la transmission, et donc des manquements dans la réalisation des obligations fiscales.

En mettant à disposition auprès de l’ensemble des clients, dont la mission de tenue comptable est confiée au cabinet, d’un service de dématérialisation des pièces comptables, la volonté de moderniser le circuit de transmission des documents entre les clients et le cabinet, a été fortement affirmée, et ce quelle que soit la distance qui sépare les clients des bureaux du cabinet.

Pour en arriver au meilleur résultat d’équipement, il faut être en mesure de pouvoir s’adapter à l’ensemble des cas possibles, en adaptant les offres de dématérialisation à chaque client, comme un cordonnier qui serait chargé de fabriquer des chaussures adaptées aux pieds de chacun de ses clients.

C’est ainsi que les TPEs qui ne disposent pas d’équipement de scannérisation en interne, pourront se voir proposer une démat’box qui sera utilisée à la manière d’un fax dont le correspondant unique sera le cabinet, et qui offre la possibilité de sélectionner le type de document à transmettre (Achat, Vente, Autres), afin de le catégoriser au moment de sa réception par le cabinet.

Pour les PMEs qui emploient une personne pour la gestion de l’administratif et de la comptabilité, et qui sont à coup sûr équipées de matériels permettant la numérisation de leurs documents, l’offre digitale ne comprendra pas de matériel, et sera constituée uniquement d’un service de dématérialisation, qui permettra aux personnels administratifs de ces PMEs, le dépôt des documents, qu’ils auront numérisé en interne, sur un service cloud ouvert à leur nom par le cabinet, et qui leur offriront plusieurs options de dépôt, consultation, archivage avec indexation, et un espace client contenant l’ensemble des documents fiscaux, sociaux et juridiques que leur expert-comptable aura généré pour leurs dossiers.


Principaux avantages pour le client : Plus de transmission des documents papiers, qu’il conserve chez lui, et rapidité de transmission de ses documents sans aucuns déplacements.

Principaux avantages pour le cabinet : Les documents numériques transmis par le client sont directement attachés à l’écriture comptable, pour une simplification de la révision des dossiers, et le cabinet se soulage de la gestion des documents papiers, de leur restitution au client, ou de leur archivage.


2. Les outils de facturation et de suivi caisse

Certains clients dont les entreprises ne nécessitaient pas l’utilisation de logiciels de facturation du fait du faible volume de leur chiffre d’affaires, ou de la répétitivité de leurs prestations, se sont contentés pendant très longtemps de l’établissement et du suivi de leur facturation sur un tableur, ou sur un facturier papier.

Dès lors qu’ils n’avaient pas de prestations à fournir à des collectivités locales ou à des services publics, une facturation simpliste pouvait tout à fait leur convenir, mais les obligations de dématérialisation totale des factures seront bientôt généralisées, après le passage obligé le 01/01/2020 à la dématérialisation de leur facturation, pour l’ensemble des entreprises qui facture des clients dans le cadre de marchés publics.

Si bien que, la proposition d’un outil de facturation en ligne à l’ensemble des clients ne disposant pas d’un logiciel de gestion commerciale, devient de plus en plus aisée, et il n’est pas impossible de convaincre un client déjà équipé d’une solution concurrente d’en changer, afin de lui faire bénéficier des avantages à disposer d’une application de devis facturation complètement interfacée avec les outils de production comptables de son expert-comptable. Il sera d’autant plus simple, une fois qu’ils auront migré leur facturation sur le cloud du cabinet, de leur proposer une intégration de leurs écritures de ventes dans leurs dossiers comptables, effectuée directement par leur interlocuteur au cabinet.

Pour les clients procédant à des encaissements au comptant l’outil de suivi caisse peut lui permettre de récapituler son chiffre d’affaires journalier, sur un outil en ligne fourni pas son expert-comptable, en reprenant l’ensemble des informations de son ticket Z fourni par sa caisse enregistreuse s’il en est équipé, ou simplement la ventilation de son CA journalier par taux de TVA et par type d’encaissement, ainsi que la journalisation de ses mouvements de fonds avec son compte bancaire.


Principaux avantages pour le client : Le client dispose d’une application de facturation maintenue et mise à jour, respectant l’évolution de la réglementation fiscale, et il ne transmet plus ses factures au format papier, ni même numérisées, car c’est le collaborateur en charge du dossier au cabinet qui intègre les écritures, ainsi que leurs images, directement dans le dossier comptable du client. Il peut aussi conserver son registre de recettes papier tant que la législation n’oblige pas aux entreprises de s’équiper de caisses informatiques.

Principaux avantages pour le cabinet : Le cabinet dispose des flux de ventes de son client, et peux procéder à des vérifications sur le chiffre d’affaire, tout en étant capable d’assurer lui-même l’intégration des flux de ventes dans le dossier de son client.


La semaine prochaine nous poursuivrons l’énumération d’autres offres digitales rendues possible grâce aux efforts poursuivis dans la digitalisation des processus internes et administratifs que le cabinet mène depuis quelques semaines maintenant.


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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