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Digitalisation du cabinet : Un pas vers la rentabilité des dossiers en tenue



Cette semaine nous allons voir : Comment profiter de la digitalisation pour augmenter la rentabilité du cabinet ?


Audit de l’existant


Avant de penser à rentabiliser les missions proposées aux clients, il faut d’abord savoir analyser les processus nécessaires qui permettent de transformer les idées et les actions qui leur seront appliquées, en services qui pourront être proposés et facturés aux clients.


S’attacher à rechercher la rentabilité des services et outils proposés à l’extérieur du cabinet, est primordial pour la prospérité et l’avenir de l’entreprise, mais faudrait-il encore que les process de fonctionnement en interne soient complètement connus, et automatisés au maximum afin de garantir une base de financement suffisante pour lancer de nouveaux projets digitaux.

Il faut pour cela décortiquer les méthodes et le cycle de traitement de la tenue d’un dossier standard, ni trop petit, ni trop gros, afin qu’il soit bien représentatif de l’ensemble des dossiers en tenue gérés au cabinet.

Il faut se poser les questions :

1. Comment nous parviennent les documents comptables ?

Cette question en amène d’autres :

a. Sont-ils apportés sur place par le client au format papier (original ou copie), ou est-ce le collaborateur qui va les récupérer chez le client ?

b. Le client est-il équipé d’un scanner, et nous fait-il parvenir ces documents au format numérique (PDF) ?

c. Le client dispose-t-il de personnel capable de scanner minutieusement (c’est important) les documents comptables ?

2. Quelle est la périodicité de transmission des documents comptables ?

Cette question en amène d’autres :

a. Les transmet-il en une fois, ou en plusieurs envois ?

b. Les périodes de transmission sont-elles organisées ou irrégulières ?



Phase d’action et de mise en place


Une fois les réponses apportées à ces questions dossier par dossier, il sera temps de mettre en place une solution adaptée à la situation personnelle de chaque dossier, tel qu’un outil de dématérialisation comme Quadra Box, Yooz, MEG, ou tout autre outil correspondant le mieux à la particularité du dossier à dématérialiser.

En fonction des équipements et des solutions déjà opérationnelles au cabinet, le choix se portera naturellement vers des services et outils proposés dans l’offre de dématérialisation du fournisseur du cabinet, mais il ne faudra pas se limiter à ces choix, et oser parfois aller voir ailleurs si un outil ne serait pas plus adapté aux besoins des clients, en fonction de leurs propres équipements.

Il faudra terminer cette phase de mise en place, par une formation ou au minima par une information, de l’ensemble des collaborateurs concernés par l’utilisation de ces outils de dématérialisation.

En tout état de cause il est préférable et même souhaitable, qu’un référent soit formé au sein des collaborateurs ou des chefs de mission, par le prestataire externe qui aura procédé à la mise en place des outils de dématérialisation au sein du cabinet.



Phase d’accompagnement des clients


Dès la fin du déploiement en interne des outils adaptés à chaque dossier, il faudra penser à mettre en place un accompagnement auprès des clients, pour leur permettre une prise en main de l’outil de dématérialisation dans les meilleures conditions.

Cela pourra se faire en invitant les clients intéressés à venir assister à une web démonstration organisée au cabinet, par le prestataire externe qui se sera chargé de la mise en place des outils en interne, ou par le référent digital du cabinet que le prestataire extérieur aura pris le soin de former, à la demande de la direction.

Des formations particulières sur site, pourront aussi être proposées aux clients désireux de mettre le mieux à profit l’outil de dématérialisation qui lui aura été proposé par leur expert-comptable. Ces formations pourront faire l’objet de missions d’accompagnement commandées au prestataire externe, qui se chargera de les organiser.

Le but de cet accompagnement étant de fournir aux clients utilisateurs des outils de dématérialisation fournis par le cabinet, toutes les connaissances et les meilleures méthodes pour utiliser de façon intelligente ces outils, car utilisé de façon inappropriée, les résultats obtenus pourraient s’avérer ne pas être ceux qui étaient escomptés au départ, afin d’alléger et de simplifier le process de traitement des dossiers en tenue, et d’obtenir une meilleure rentabilité.


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

NB : Enlevez les [] pour me contacter sur l'adresse digitalisation[@]afosys.fr

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