65 B Boulevard des Alpes 38240 MEYLAN

0 458 479 014

Politique de confidentialité

Nous contacter

Nous trouver

Nos services

Infogérance informatique à Grenoble -

Accompagnement à la digitalisation à Grenoble

Externalisation administrative à Grenoble -

Organisation administrative et comptable à Grenoble

Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir ? La saga

Mis à jour : 5 août 2019


Cette semaine nous allons voir quelles méthodes et quels moyens ont été mis en œuvre pour mettre en place La dématérialisation des documents comptables au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.


Partie 1 Les méthodes


Audit de l’existant


Pour parvenir à la dématérialisation complète du cycle achat, nous avons étudié avec le cabinet la façon dont les factures étaient collectées auprès des clients, pour ensuite être comptabilisées, classées puis enfin archivées.

Il est ressorti de cette étude que la quasi-totalité des dossiers du cabinet y compris le dossier interne, étaient traités hors du cycle dématérialisé, et que le traitement des factures d’achats prenait un temps considérable, ce qui monopolisait une grande partie du temps de travail de l’assistant chargé d’effectuer la tenue comptable des dossiers.


Mise en place d’une nouvelle organisation


Pour parvenir à diminuer le temps de collecte des factures auprès des clients, plusieurs solutions étaient possibles comme :

  • La mise à disposition (à titre gracieux ou contre facturation) auprès des clients d’une Démat’box afin qu’ils numérisent toutes les factures d’achat, pour les transmettre au cabinet par voie dématérialisée le plus vite possible à partir du service de dépôt Quadra Box lié à la Démat’Box.

  • L’ouverture de services Quadra Box pour le compte du client, afin qu’ils déposent les factures numérisées à partir de leurs scanners ou directement celles reçu par email de leurs fournisseurs.

En fonction de la typologie de chaque dossier client, l’une ou l’autre des solutions ont été choisies afin de démultiplier les possibilités de dématérialisation des factures d’achats sur l’ensemble des dossiers du cabinet.

  • Formations internes : Les collaborateurs du cabinet ont reçu une formation sur l’utilisation de l’outil Quadra Box, et ils ont été informés sur la méthode de diffusion et de mise en place auprès de leurs clients

  • Formations externes : Les clients qui ont souhaité s’équiper d’une Démat’Box ou simplement du service Quadra Box, ont suivi un accompagnement lors de l’installation et de la mise en service de l’abonnement à Quadra Box.


Partie 2 Les outils


Les différents outils ont été cités dans les méthodes mises en place, à savoir :

  • Pour la partie matérielle : Des Démat’box (scanner Sagem appairé en ligne avec les codes des services Quadra Box ouverts à chaque client dépositaire d’une Démat’box)




  • Pour la partie applicative : Service Quadra Box ouverts auprès du Portail Cegid



Partie 3 Les résultats


Après une campagne d’information diffusée auprès des clients du cabinet, et la formation des collaborateurs du cabinet, le cycle des achats si longtemps source de temps et d’argent perdu a retrouvé une place plus estimée au sein du cabinet, et il s’inscrit désormais dans un cycle complet de traitement du dossier client, et grâce à la digitalisation et avec l’appui de nouveaux outils, cela va permettre une restitution systématique et plus rapide des différents indicateurs et tableaux de bord proposés au client mensuellement.



Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

NB : Enlevez les [] pour me contacter sur l'adresse digitalisation[@]afosys.fr


La semaine prochaine nous verrons en détail La proposition de services de facturation aux clients

  • Gris Facebook Icône
  • Gris LinkedIn Icône
  • Gris Twitter Icon