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Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir ? La saga suite 3

Mis à jour : 8 juil 2019


Cette semaine nous allons étudier la méthode pour généraliser l’envoi par mail aux clients des plaquettes annuelles avec certificat électronique au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.


Partie 1 L’analyse


Lorsque la possibilité d’imprimer les liasses fiscales au format laser est apparue, tous les cabinets comptables ont considéré ce progrès comme un réel avancement, après avoir durant des années supporté les impressions des liasses sur des imprimantes matricielles, sur lesquelles il fallait caler visuellement les supports multi-exemplaires afin de lancer les impressions des liasses dans les bonnes cases.

Mais ces désagréments ont vite été oubliés avec la généralisation des imprimantes laser dans les cabinets, et le volume des impressions s’est mis à augmenter très considérablement jusqu’à exploser certains plafonds que l’on ne pensait pas atteindre avant plusieurs années.

Les progrès techniques et l’évolution des matériels de reprographie ont permis depuis quelques années maintenant de réduire considérablement les impressions papier, grâce à la numérisation des documents et leur envoi par mail en fichiers joints, mais les limites ont été atteintes lorsque les documents à envoyer aux clients nécessitaient une confidentialité plus poussée et surtout une protection du document contre toutes modifications ultérieures.

C’est le cas des plaquettes des comptes annuelles qui ont pendant longtemps été remises ou envoyées aux clients par courrier car la valeur probante des documents résidait sur le fait qu’ils étaient imprimés sur papier avec l’entête et/ou le logo du cabinet et qu’ils étaient signés en original au niveau de chaque exemplaire.


Partie 2 Les outils


Pour permettre la dématérialisation complète des plaquettes, il fallait que d’un côté elles puissent être signées numériquement par l’expert-comptable et ensuite être cryptées afin de certifier de sa valeur probante et de son inviolabilité pour enfin être transmises aux clients en toute sécurité.

Beaucoup de plateformes et d’outils ont été développés depuis quelques années pour réaliser ces objectifs, je vais vous parler de l’un d’eux qui m’a semblé simple à aborder, et facile à déployer dans les cabinets quel qu’en soit leur organisation actuelle et leur avancement dans la transition digitale de leurs services.

La plateforme Yousign[1] a été créée en France en août 2013, elle propose des solutions de signatures électroniques qui permettent de certifier des documents valables juridiquement et de les transmettre de façon sécurisée.

Dans notre cas nous avions à faire à des plaquettes générées par l’application Etats de synthèse de Quadratus, ce qui nous a facilité la personnalisation de la plaquette.

Grâce à l’outil « Paramétrage et personnalisation » disponible dans le menu Plaquette, il a été facile d’ajouter le logo et les images pour créer une plaquette personnalisée qui n’attendrait plus qu’une signature électronique et un certificat numérique permettant sa sécurisation et sa distribution entièrement dématérialisée.





Partie 3 Les résultats


Une procédure a été établie à partir de la génération de la plaquette annuelle par le collaborateur jusqu’à son envoi au client, après son passage sur la plateforme de Yousign qui lui a permit de recevoir la signature électronique de l’expert-comptable et son scellement numérique.

Le service administratif qui auparavant devait imprimer les plaquettes sur papier entête du cabinet, se contente de glisser/déposer les plaquettes sur l’espace cloud du cabinet ouvert chez Yousign, puis il identifie la/les zone(s) à signer sur les plaquettes ouvertes sur la plateforme, il ajoute ensuite le contact expert-comptable qui doit signer numériquement (toujours sans aucune impression) les plaquettes.

L’expert-comptable reçoit un lien par mail de la plateforme l’invitant à signer les plaquettes en cours de traitement, il vérifie les documents en les parcourant en ligne, puis une fois parvenu sur la dernière page, il appose sa signature numérique sur le document avec la possibilité de choisir une image de sa signature manuscrite stockée sur son disque dur de son ordinateur ou de son smartphone.

Le service administratif est enfin notifié de la signature de l’expert-comptable, il ne lui reste plus qu’à transmettre par mail les plaquettes des comptes annuels aux clients.



[1] Yousign est un éditeur de logiciel français qui propose des solutions de signature électronique afin de numériser les processus de contractualisation sur le marché européen. L'entreprise a été créée en août 2013 par Antoine Louis et et Luc Pallavidino ingénieurs diplômés de l'ENSICAEN. Wikipédia


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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La semaine prochaine nous verrons en détail L’envoi par mail aux clients des lettres de mission avec certificat électronique


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