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Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir ? La saga suite 4

Mis à jour : 8 juil 2019


Cette semaine nous allons étudier la méthode pour généraliser l’envoi par mail aux clients des lettres de mission avec certificat électronique au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.


Partie 1 L’analyse


La lettre de mission est pour un cabinet d’expertise comptable l’instrument principale de concrétisation des contacts qu’il a su nouer avec ses prospects, c’est pourquoi elle revêt un caractère essentiel dans le processus de formalisation de cette relation client/cabinet.

Elle est rédigée au moment où le client et le cabinet ont décidé de contracter et d’organiser ensemble leurs futures relations. Dans la majorité des cas le contenu est constitué d’éléments définis et proposés par l’ordre des experts-comptables qui régit le fonctionnement des cabinets d’expertise comptable.

Elle a évolué au fur et à mesure de l’apparition de nouvelles missions, et avec l’aide de la transformation digitale son cycle de vie s’est quelque peu modifié pour s’adapter de plus en plus aux nouvelles technologies.

A l’origine elle était matérialisée par un document papier, qui était signé par les 2 parties (client et expert-comptable) en face à face ou à la suite d’échanges de courriers qui ralentissaient ou compliquaient de façon certaine la mise en place de la relation entre le client et son expert-comptable.


Partie 2 Les outils


Des tentatives d’automatisation du cycle de préparation des lettres de mission ont bien permis de gagner en temps de traitement, à la suite de l’utilisation de la bureautique liée aux bases de données, qui permet de compléter les lettres de mission des informations récupérées dans la fiche du client, telles que les coordonnées de l’entreprise, les données juridiques et les noms et prénoms des signataires, ainsi que dans la fiche du dossier comptable, comme la date de début et de fin d’exercice.




Mais même si l’envoi de la lettre de mission pouvait se faire par mail, il n’en ressortait pas moins qu’elle devait être imprimée par le client à des fins de signature et de renvoi au cabinet.

Là encore les plateformes de dématérialisation et de signatures électroniques ont fait franchir le dernier pas dans le processus de digitalisation de l’ensemble du cycle de la lettre de mission.

Je vous ai parlé la semaine dernière de l’outil Yousign[1] que l’on utilise pour la dématérialisation, la signature électronique et l’envoi des plaquettes des comptes annuels aux clients, et bien avec cette même plateforme on peut transmettre pour signature numérique la lettre de mission qui peut être lue et signée en fin de lecture par les signataires dans l’ordre défini par avance lors de la mise en ligne des documents.

La procédure de traitement est la même que décrite la semaine dernière pour la génération des plaquettes annuelles.


Partie 3 Les résultats


La lettre de mission est préparée avec l’outil Word bureautique de Quadratus sur papier entête du cabinet, elle est ensuite générée au format PDF puis déposée sur la plateforme Yousign, à partir de laquelle les signataires vont se connecter grâce à un lien qu’ils ont reçu par email, et procéder à la signature en ligne, puis lorsque tous les signataires auront apposé leur signature, ils pourront télécharger la lettre de mission qui sera validée juridiquement par un certificat numérique.

Ainsi le processus de dématérialisation de la lettre de mission est complètement achevé, elle est transmise de façon complètement sécurisée via la plateforme de dématérialisation de Yousign, de plus elle conserve une valeur probante tout en favorisant un allègement de son cycle de traitement.

Sa dématérialisation permet à l’expert-comptable d’affirmer sa volonté de transformer son cabinet et d’avancer dans sa transition numérique.


[1] Yousign est un éditeur de logiciel français qui propose des solutions de signature électronique afin de numériser les processus de contractualisation sur le marché européen. L'entreprise a été créée en août 2013 par Antoine Louis et et Luc Pallavidino ingénieurs diplômés de l'ENSICAEN. Wikipédia


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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La semaine prochaine nous verrons en détail L’envoi des factures aux clients par mail depuis la Gestion interne


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