Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir ? La saga suite 5

Mis à jour : 8 juil. 2019


Cette semaine nous allons étudier la méthode pour généraliser L’envoi des factures aux clients par mail depuis la Gestion interne au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.


Partie 1 L’analyse


La facturation est la pierre angulaire de l’activité d’un cabinet d’expertise comptable, après la lettre de mission que nous avons étudié la semaine dernière, et dans le processus de dématérialisation elle arrive juste après, car à quoi bon être au top dans l’automatisation et le traitement de la lettre de mission, si au moment de facturer et de faire parvenir les factures aux clients, la rupture de la chaine digitale annule tout le bénéfice de la dématérialisation opérée jusque-là.

Même si tous les cabinets sont à ce jour équipés de logiciels de gestion commerciale et de gestion interne performants, la maitrise de l’ensemble des possibilités qu’offrent les logiciels n’est pas toujours assurée par l’ensemble des gestionnaires administratifs, ce qui réduit considérablement les progrès induits par la transformation digitale mise en place en amont.

Faute de temps et de formation les gestionnaires administratifs n’utilisaient que le strict minimum du module de facturation de la gestion interne, ils émettaient les factures, les imprimer sur papier entête du cabinet et les envoyaient par courrier aux clients.


Partie 2 Les outils


Les logiciels utilisés dans la plupart des cas par les cabinets sont munis de l’ensemble des fonctionnalités indispensables pour permettre de mettre en place l’envoi des factures par email, il suffit juste de disposer d’un peu de temps pour étudier le paramétrage à déployer pour passer à l’étape suivante de la transformation digitale du cycle de facturation.

A partir de l’application intégrée d’édition des modèles de facturation, un masque de facture qui intègre le fond de page contenant logo du cabinet et pied de page, a été créé afin permettre une édition digitale de la facturation.

Après avoir indiqué dans les constantes du cabinet au niveau de l’onglet 3 Editions factures de la Gestion interne, le souhait d’envoyer les factures par mail, il reste à effectuer le plus gros travail qui consiste à identifier pour chaque client une adresse mail de facturation.

Pour ce faire un peu d’organisation et de méthodologie s’impose. Afin de perdre le moins de temps possible pour collecter l’adresse mail de facturation de chaque client, un petit mémo d’information est inséré sur chaque pied de factures envoyées par courrier durant les 2-3 mois qui précèdent la généralisation de l’envoi par mail de la facturation, sur ce mémo il est indiqué que les factures seront envoyées par mail à partir d’une date donnée, et que les clients peuvent faire connaitre leurs souhaits d’adresses mail de facturation en se rapprochant de leur responsable de mission, ou en envoyant un mail au secrétariat du cabinet.

Au fur et à mesure des réponses des clients les adresses mails sont ajoutées dans leurs fiches client avec une méthodologie qui permettra par la suite de mieux être identifiées dans la Gestion interne au moment de leur sélection.




Une fois toutes les adresses mail de facturation identifiées, le dernier travail consiste à les répertorier pour chaque client au niveau du paramétrage des envois par mail dans la Gestion interne.


Partie 3 Les résultats


Par la suite tous les envois des factures aux clients se font selon les choix initiés dans les constantes du cabinet, et selon la méthode retenue par le cabinet (client de messagerie local ou QXchange de Quadratus) aux adresses mail de facturation sélectionnées dans le paramétrage des factures par mail.

Le choix est laissé au niveau du paramétrage de la liste des clients de poursuivre l’envoi de factures par courrier pour les clients qui n’ont pas d’adresse mail, ou qui auraient expressément refusé l’envoi par mail. Le contenu de texte du mail d’envoi des factures est quant à lui aussi paramétrable avec des mots clés qui permettront de personnaliser le message destiné aux clients.

Avant de mettre en place l’envoi de factures électroniques, n’hésitez pas à consulter l’article Peut-on émettre une facture uniquement électronique ? sur le site


Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur cet article ou si l’aventure de la digitalisation vous tente aussi, n’hésitez pas à me contacter à digitalisation[@]afosys.fr

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