Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir ? La saga suite 6


Cette semaine nous allons étudier la méthode pour généraliser L’ouverture du portail salarié sur SILAEXPERT pour le suivi des Congés payés et le paiement des notes de frais.


Partie 1 L’analyse


Il n’est pas si loin le temps ou tout se faisait sur formulaire de demande papier ou l’on devait inscrire nos coordonnées, les dates d’absence souhaitées, ou sur un tableau Excel qui reprenait l’ensemble des frais à se faire rembourser, qui étaient transmis à la direction ou au service RH en charge de passer en revue l’ensemble des demandes parvenues sur une période donnée, et d’en approuver ou non les contenus pour procéder enfin à la validation des demandes de congés et au paiement des notes de frais.

Dans les cabinets d’expertise comptable équipés de la gamme de progiciels Quadratus, le traitement du cycle de la gestion des congés et des absences, ainsi que du suivi des notes de frais et de leur remboursement, avait déjà été allégé grâce à l’intégration de la bureautique et à l’utilisation de l’application intégrée dans Quadra Bureau de gestion des notes de frais, qui permettait d’automatiser le processus un tant soit peu.

Depuis quelques années de nouvelles applications fonctionnant en mode cloud computing[1] sont utilisées par les cabinets et mises à disposition auprès de leurs clients telles que Notes de frais de RCA, et d’autres applications tierces qui ont permis d’avancer considérablement vers la transition digitale du cycle RH et paie.


Partie 2 Les outils


Une des applications métier qui fait beaucoup parler d’elle dans les métiers du chiffre, et qui regroupe une gestion très avancée de la paie et du suivi RH, est sans aucun doute Silaexpert qui propose une gestion de la paie collaborative en mode SaaS, elle équipe de plus en plus de cabinets et sa facilité de déploiement en a fait une application incontournable pour gérer le cycle paie et RH des clients du cabinet.

Elle inclue un portail salarié qui met à la disposition des collaborateurs du cabinet et des salariés des clients un espace qui leur permet d’effectuer leurs demandes d’absence rémunérées et non rémunérées et d’effectuer des demandes de remboursement de notes de frais.

Le paramétrage de l’application est facilité par un guide d’utilisation en ligne très complet, et une fois les équipes congés payés et notes de frais identifiées et complétées, le portail salarié est enfin opérationnel.

Après activation de l’accès au portail de chaque salarié, ils reçoivent individuellement un email les informant de la création de leur compte utilisateur SILAE qui contient leur identifiant et clés d’accès à leur compte utilisateur sur SilaeClient.





Partie 3 Les résultats


La dématérialisation du cycle RH avec l’ouverture du portail pour chaque salarié du cabinet permet d’accélérer le traitement des demandes et d’améliorer le suivi des demandes de CP et d’absences rémunérées en général, de plus elle permet d’organiser un service et même dans certains cas de le créer au sein des petites structures qui n’ont pas la latitude et les moyens de recruter et de payer un(e) responsable des relations humaines.

Le traitement des notes de frais en bénéficie aussi car le portail salarié de Silae permet véritablement de suivre les demandes de remboursement des salariés, de les faire valider par les superviseurs désignés dans les paramètres de l’application et d’ajouter le montant des frais à payer sur le bulletin de paye des salariés.

La transformation numérique du cycle RH peut aller jusqu’à envoyer le bulletin de paye des salariés par mail en respectant les exigences de sécurité du RGPD, le salarié retrouve aussi tous ses bulletins de paye dans son espace salariés sécurisé et peut consulter le planning des absences au même titre que ses collègues au sein d’un même groupe, et les superviseurs bénéficient avec la supervision du portail salariés d’un planning global d’absences de l’ensemble des salariés qu’ils suivent.


[1] Le cloud computing, en français l'informatique en nuage, consiste à utiliser des serveurs informatiques distants par l'intermédiaire d'un réseau, généralement Internet, pour stocker des données ou les exploiter. Wikipédia


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