J’ai migré vers le Cloud, c’est quoi la suite ?

Mis à jour : 4 déc. 2019


Cette semaine nous allons voir : Les services et outils à mettre en place auprès des client.


L’après migration

Ça y est votre cabinet vient de terminer sa migration vers le SaaS, après toutes ces semaines de doutes et de craintes injustifiées, car après tout vous n’étiez pas le premier cabinet à effectuer cette mutation complète de votre système informatique, certes pour vous c’était une première, avec tout ce qui va avec (inquiétude, impatience, curiosité…), mais au final tout s’est bien déroulé, et la confiance que vous portiez dans votre prestataire informatique pour mener à bien cette étape cruciale de la vie de votre cabinet, s’est avérée payante et justifiée car après tout, ne vous avait-il pas promis un déroulement sans anicroche et maitrisé du début à la fin ?

Une des raisons qui vous a poussé à demander la migration de votre système jusqu’alors accessible uniquement à vos collaborateurs, était votre souhait de vous ouvrir vers l’extérieur, en vous donnant la possibilité de proposer à vos clients l’accession à leurs données, afin de développer les échanges collaborateur/client, et de favoriser l’émergence de nouvelles offres collaboratives. Vous avez franchi le pas en éliminant les obstacles à ce développement, passons maintenant à la phase suivante.


Les offres de services

La barrière de l’inaccessibilité des dossiers de l’extérieur une fois tombée, une pléiade d’offres de services destinées à vos clients vous sont maintenant abordables, mais quelles sont-elles ?


La dématérialisation du cycle Achat

Cette offre consiste à fournir à vos clients un service qui lui permet de vous déposer l’ensemble de ses documents d’achats de façon complètement dématérialisée, après les avoir numérisés directement à partir de ses propres équipements, ou depuis une démat box que vous lui aurez fourni, selon la politique de mise à disposition (prêt, vente, location), que vous aurez au préalable défini en interne. D’autres fonctionnalités incluses dans le service de Dématérialisation, permettent de prendre en photos les documents (tickets, facturettes et…) et de les transmettre directement à son expert-comptable après un traitement OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) effectué par l'application.

Quel est le principal intérêt de ce service pour vos clients ?

Les clients qui souhaitent limiter voire éliminer, les archives papier au sein de leurs entreprises, auront à leur disposition par l’utilisation de ce service, un espace de stockage numérique de leurs documents, après les avoir déposés à partir de l’espace client que le cabinet leur a créé. Ils disposeront d’un module de recherche de leurs documents agrémenté de filtres et de recherche plein texte (Full-text serach[1]) qui leur donnera la possibilité de retrouver un document déposé dans leur espace, par l’utilisation de mots clés ou d’une expression retrouvée sur un document qui aura été indexé lors de son passage devant l’OCR fourni par le service de dématérialisation.


La dématérialisation du cycle Ventes

Pour vos clients qui sont déjà équipés d’un logiciel de facturation, vous n’allez pas les brusquer en leur demandant de changer d’application, mais ils pourront utiliser le service de dématérialisation pour vous transmettre les factures de ventes émises par son logiciel au format PDF, en les déposant via l’onglet « Ventes » du module de dématérialisation. Ils bénéficieront de la même façon de l’ensemble des fonctionnalités de stockage et de recherche de leurs documents de ventes.

Pour ceux qui en sont encore à établir des factures de ventes à partir d’un tableur et d’un traitement de texte, voir même un facturier papier, vous pouvez leur mettre à disposition un véritable outil de gestion commerciale, qui centralisera l’ensemble de leurs contacts, et leur permettra d’émettre des devis et factures rapidement, et en toute mobilité grâce à la version mobile de l’application.

Ils pourront procéder au suivi des règlements de leurs factures et générer des relances pour les factures en retard de règlement.

Quel est l’intérêt de ce service pour vos clients ?

Le principal intérêt de cette application de Devis Facturation pour vos clients, c’est qu’en émettant leur facturation à partir d’une application que vous hébergez, ils donnent à leur expert-comptable, ainsi qu’au collaborateur qui suit leurs dossiers au cabinet, la possibilité de suivre son activité en temps réel (facturation, retard de règlements, transferts comptables…), et ainsi d’être le plus réactif possible en cas de dérapage ou de dérive de l’activité, et de leur proposer des solutions de recalibrage de leur activité par des mise en place d’actions d’aide au financement de nouveaux équipements ou de recouvrements de créances impayées.

Pour vos clients commerçants ou qui utilisent un système de ventes au comptant par le biais d’un registre de caisse ou d’une caisse enregistreuse, vous pouvez aussi leur mettre à disposition une application de suivi caisse, dans laquelle ils pourront reprendre chaque journée de recettes en détaillant par taux de TVA et type d’encaissement (espèces, CB, chèque…), et suivre en temps réel leurs statistiques de ventes (panier moyen, comparatif recettes, Chiffre d’affaires mensuels…).


Le lancement de vos offres cabinet

Avant de lancer ces offres auprès de vos clients, il va falloir mettre en place une réflexion sur le contenu à proposer et les tarifs à appliquer à chaque services et outils de gestion. Puis viendra le temps des formations de vos collaborateurs à l’utilisation des outils destinés à vos clients, afin qu’ils en comprennent le fonctionnement et soient complètement aptes à les préconiser auprès de leurs clients, et d’en assurer le suivi et leur mise en place avec l’aide d’un accompagnant externe qui sera avec eux pour les aider et les soutenir dans les phases de commercialisation, et de mise en place auprès de leurs clients.

La phase de réflexion sur le contenu des offres de services n’est pas à négliger, et il faudra bien essayer d’impliquer le plus possible de collaborateurs, car ce seront eux les prescripteurs et rien en pourra se faire sans leur participation pleine et volontaire, car par expérience rien ne sert de vouloir impliquer tout le monde, seul les collaborateurs les plus motivés par l’enjeu qu’offrent ces offres de services cabinet à eux ainsi qu'à l’ensemble du cabinet, sauront s’investir et se dépasser pour que tout aboutisse et se réalise pour le mieux et au plus vite.


[1] La recherche plein texte (Full-text search) est une technique de recherche dans un document électronique ou une base de données textuels, qui consiste pour le moteur de recherche à examiner tous les mots de chaque document enregistré et à essayer de les faire correspondre à ceux fournis par l'utilisateur. Wikipédia


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