Le Replay de la Saga « Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur...» Semaine 1
Pendant cette période estivale nous diffusons le replay de la saga " Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid ?" diffusée durant les semaines 22 à 31.
Cette semaine nous allons revoir quelles méthodes et quels moyens ont été mis en œuvre pour mettre en place La dématérialisation des documents comptables au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.
Partie 1 Les méthodes
Audit de l’existant
Pour parvenir à la dématérialisation complète du cycle achat, nous avons étudié avec le cabinet la façon dont les factures étaient collectées auprès des clients, pour ensuite être comptabilisées, classées puis enfin archivées.
Il est ressorti de cette étude que la quasi-totalité des dossiers du cabinet y compris le dossier interne, étaient traités hors du cycle dématérialisé, et que le traitement des factures d’achats prenait un temps considérable, ce qui monopolisait une grande partie du temps de travail de l’assistant chargé d’effectuer la tenue comptable des dossiers.
Mise en place d’une nouvelle organisation
Pour parvenir à diminuer le temps de collecte des factures auprès des clients, plusieurs solutions étaient possibles comme :
La mise à disposition (à titre gracieux ou contre facturation) auprès des clients d’une Démat’box afin qu’ils numérisent toutes les factures d’achat, pour les transmettre au cabinet par voie dématérialisée le plus vite possible à partir du service de dépôt Quadra Box lié à la Démat’Box.
L’ouverture de services Quadra Box pour le compte du client, afin qu’ils déposent les factures numérisées à partir de leurs scanners ou directement celles reçu par email de leurs fournisseurs.
En fonction de la typologie de chaque dossier client, l’une ou l’autre des solutions ont été choisies afin de démultiplier les possibilités de dématérialisation des factures d’achats sur l’ensemble des dossiers du cabinet.
Formations internes : Les collaborateurs du cabinet ont reçu une formation sur l’utilisation de l’outil Quadra Box, et ils ont été informés sur la méthode de diffusion et de mise en place auprès de leurs clients
Formations externes : Les clients qui ont souhaité s’équiper d’une Démat’Box ou simplement du service Quadra Box, ont suivi un accompagnement lors de l’installation et de la mise en service de l’abonnement à Quadra Box.
Vous pouvez poursuivre la lecture de l'article paru semaine 22 à cette adresse : https://www.afosys.fr/post/du-cabinet-des-années-2000-au-cabinet-du-futur-comment-y-parvenir
La semaine prochaine nous verrons le replay de La proposition de services de facturation aux clients