Le Replay de la Saga « Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur...» Semaine 5

Mis à jour : 9 sept. 2019


En ce début de rentrée nous poursuivons la diffusion du replay de la saga " Du cabinet des années 2000 au cabinet du futur, comment y parvenir au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid ?" diffusée durant les semaines 22 à 31.

Cette semaine nous allons revoir la méthode pour généraliser l’envoi par mail aux clients des lettres de mission avec certificat électronique au sein d’un cabinet équipé de la gamme Quadratus de Cegid.


Partie 1 L’analyse


La lettre de mission est pour un cabinet d’expertise comptable l’instrument principale de concrétisation des contacts qu’il a su nouer avec ses prospects, c’est pourquoi elle revêt un caractère essentiel dans le processus de formalisation de cette relation client/cabinet.

Elle est rédigée au moment où le client et le cabinet ont décidé de contracter et d’organiser ensemble leurs futures relations. Dans la majorité des cas le contenu est constitué d’éléments définis et proposés par l’ordre des experts-comptables qui régit le fonctionnement des cabinets d’expertise comptable.

Elle a évolué au fur et à mesure de l’apparition de nouvelles missions, et avec l’aide de la transformation digitale son cycle de vie s’est quelque peu modifié pour s’adapter de plus en plus aux nouvelles technologies.

A l’origine elle était matérialisée par un document papier, qui était signé par les 2 parties (client et expert-comptable) en face à face ou à la suite d’échanges de courriers qui ralentissaient ou compliquaient de façon certaine la mise en place de la relation entre le client et son expert-comptable.


Partie 2 Les outils


Des tentatives d’automatisation du cycle de préparation des lettres de mission ont bien permis de gagner en temps de traitement, à la suite de l’utilisation de la bureautique liée aux bases de données, qui permet de compléter les lettres de mission des informations récupérées dans la fiche du client, telles que les coordonnées de l’entreprise, les données juridiques et les noms et prénoms des signataires, ainsi que dans la fiche du dossier comptable, comme la date de début et de fin d’exercice.


Mais même si l’envoi de la lettre de mission pouvait se faire par mail, il n’en ressortait pas moins qu’elle devait être imprimée par le client à des fins de signature et de renvoi au cabinet.

Là encore les plateformes de dématérialisation et de signatures électroniques ont fait franchir le dernier pas dans le processus de digitalisation de l’ensemble du cycle de la lettre de mission.

Je vous ai parlé la semaine dernière de l’outil Yousign[1] que l’on utilise pour la dématérialisation, la signature électronique et l’envoi des plaquettes des comptes annuels aux clients, et bien avec cette même plateforme on peut transmettre pour signature numérique la lettre de mission qui peut être lue et signée en fin de lecture par les signataires dans l’ordre défini par avance lors de la mise en ligne des documents.

La procédure de traitement est la même que décrite la semaine dernière pour la génération des plaquettes annuelles.


[1] Yousign est un éditeur de logiciel français qui propose des solutions de signature électronique afin de numériser les processus de contractualisation sur le marché européen. L'entreprise a été créée en août 2013 par Antoine Louis et et Luc Pallavidino ingénieurs diplômés de l'ENSICAEN. Wikipédia

Vous pouvez poursuivre la lecture de l'article paru semaine 24 à cette adresse : https://www.afosys.fr/post/du-cabinet-des-années-2000-au-cabinet-du-futur-comment-y-parvenir

La semaine prochaine nous verrons le replay de L’envoi des factures aux clients par mail depuis la Gestion interne

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