Le travail collaboratif avec les clients, un atout pour le cabinet ?

Mis à jour : 12 déc. 2019


Cette semaine nous allons voir : Comment développer le travail collaboratif entre vos clients et vos collaborateurs.


Le constat sans le mode collaboratif


Les clients qui confient la tenue de leur dossier comptable au cabinet, déposent au cabinet pour la plus grande majorité les pièces comptables, que les collaborateurs doivent ensuite enregistré pour leur permettre d’établir les déclarations de TVA périodiques, et en fin d’exercice les imprimés fiscaux annuels ; au mieux les documents comptables sont envoyés en pièces jointes par email au collaborateur qui suit le dossier, ou sont déposés sur un espace partagé entre le client et le collaborateur type Dropbox, Google Drive ou One Drive.

Le traitement de la saisie comptable se fait encore de façon très manuelle par un enregistrement des pièces dans le journal le journal des achats, et selon leur importance pour la suite du traitement du dossier lors de la révision, certaines factures sont scannées et attachées manuellement à l’écriture ou au compte.

Les factures papier une fois enregistrées par le collaborateur sont ensuite stockées soit dans un classeur par date de facture ou par ordre alphabétique, afin de permettre leur consultation jusqu’à la clôture de l’exercice comptable, ou directement dans une boite d’archive qui sera restituée au client une fois la révision du dossier terminée.

Le client qui a choisi de transmettre ses documents comptables papier à son expert-comptable est soumis à la double peine :

1. Transmettre ses documents suffisamment à l’avance afin que le collaborateur qui suit son dossier puisse les enregistrer pour établir la déclaration de TVA

2. Une fois ses documents transmis à son expert-comptable, il perd la faculté de consultation de ses pièces comptables à moins d’en avoir conservé une copie, pour lui permettre d’en poursuivre le cycle de traitement jusqu’à l’émission du règlement.

De son côté l’expert-comptable doit assurer la conservation ainsi que la protection des documents qui lui ont été confié par ses clients jusqu’à leur restitution finale.



Quel collaboratif et pour quels clients ?


Ils existent plusieurs modes collaboratifs qui peuvent s’adapter en fonction de la typologie des dossiers clients, cela va de l’ouverture de services nominatifs et personnalisés par client sur un cloud dédié au dépôt et conservation de ses documents comptables après leur passage à travers un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), à travers lequel le collaborateur du dossier récupère et intègre directement dans le dossier comptable tous les documents déposés par son client, jusqu’à le mise à disposition d’un espace de gestion comptable adapté au profil du client, qui peut aller jusqu’à l’accès complet à son dossier dans la mesure ou il dispose des compétences suffisantes en interne pour gérer son dossier, en passant par un mode de consultation et de visualisation d’indicateurs et de chiffres clés que le gestionnaire du dossier fournira systématiquement après chaque traitements mensuels opérés sur ses dossiers gérés en mode collaboratifs.

Ainsi donc un client qui disposera d’un personnel administratif ou comptable au sein de son entreprise, pourra se voir confier un accès en mode SaaS (Logiciel en tant que service) à son dossier à partir de l’applicatif comptable du cabinet, et les droits d’accès qui lui seront confiés varieront en fonction des compétences qu’il détiendra en interne, de la saisie comptable, à l’établissement de la liasse fiscale en passant par la déclaration de TVA.

Celui qui ne souhaitera pas se doter d’un service comptable pourra envisager de partager le suivi de son dossier entre son expert-comptable et son personnel administratif, par la répartition des tâches de saisie et de gestion de son dossier comptable, le client assurant par exemple la tenue des achats et des ventes et le cabinet se chargeant de gérer la gestion bancaire et l’établissement de la déclaration de TVA, avec l’assurance et la faculté de réaction rapide sur le dossier en cas d’indisponibilité ponctuelle du côté client.

Et pour le dernier cas des TPE ou micro-entrepreneur qui travaille seul sans personnel, ils pourront déposer l’ensemble de leurs documents sur le cloud de leur cabinet, en utilisant son propre multifonction disposant d’un scanner, d’une démat box fournie par son expert-comptable ou l’application permettant la prise de photo de ces documents comptables qui seront ensuite déposé sur le service de dématérialisation mis à disposition par son cabinet.



Qu’apporte le mode collaboratif ?


Pour les clients qui travaillent directement à partir des mêmes données que son cabinet, cela créé un lien très fort de collaboration avec son expert-comptable et ses collaborateurs, en allégeant les échanges de documents par simple prise de photo ou numérisation, le collaborateur du cabinet étant libéré des ses tâches fastidieuses, peut consacrer le temps gagné en restituant à ses clients collaboratifs, des analyses et des indicateurs de gestion, ainsi que la proposition de services à forte valeur ajoutée pour le cabinet.

Le mode collaboratif entre l’expert-comptable et ses clients, leur apporte une proximité retrouvée, le cabinet n’aura jamais été aussi proche depuis qu’il permet de déposer ses documents 24h/24 7j/7,

L’expert-comptable est conforté dans sa stature de DAF externalisé après de ses clients, car il bénéficie d’une supervision permanente de ses dossiers au mois le mois, et il est en mesure de réagir rapidement, en contactant ses clients afin qu’ils prennent les décisions qui s’imposent, sans attendre la fin de l’exercice et permettre ainsi un redressement de l’entreprise dans la mesure du possible.

Le client qui dépose régulièrement ses documents numérisés sur l’espace client de son cabinet, conserve la maitrise de ses pièces comptables restées dans ses locaux, il peut aussi bénéficier des avantages de leur numérisation et stockage chez son expert-comptable, comme la recherche Full-text (pleine page) sur l’ensemble de ses documents déposés, et lui permettre d’archiver l’ensemble des documents papier transmis par voie digitale au cabinet, sans attendre la fin de son exercice comptable.

Le client qui bénéficie d’un accès comptable quasi permanent de son dossier tenu chez son expert-comptable, peut en retirer de multiples avantages, comme la rapidité d’intervention sur son dossier qu’il n’a pas à transmettre puisqu’il est stocké en permanence chez son expert-comptable, et l’assurance d’une meilleure collaboration entre son personnel et le responsable de son dossier au cabinet.

Selon le degré de collaboration entre le client et le cabinet, qui peut aller de 100% lorsque le client dispose d’une application de facturation, et d’un accès complet ou de consultation à son dossier comptable fourni pas son cabinet, à moins de 50% si une des applications de gestion (Facturation ou comptabilité) est accessible uniquement par le client, des stratégies de communication et de suivi des dossiers peuvent être mis en place au sein du cabinet pour améliorer au maximum la relation client/collaborateur/expert-comptable et entreprise/cabinet.


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