OK pour la mise en place des outils collaboratifs, mais Lesquels et de quelles façons ?

Mis à jour : 18 déc. 2019


Cette semaine nous allons voir : Le choix des outils collaboratifs et leur mise en place.



Tout d’abord cibler les besoins


On ne va pas tout lancer, et se disperser dans toutes les directions sans avoir au préalable pris le temps de réfléchir aux objectifs que l’on souhaite atteindre, et pour cela un audit de l’existant doit être lancé afin de planifier les actions à entreprendre, vers quels clients et avec quels collaborateurs.

Une fois les besoins ciblés, prenons un cas parmi d’autres, comme la mise en place des outils de dématérialisation auprès de tous les clients, pour lesquels le cabinet effectue la tenue du dossier pour établir la déclaration de TVA mensuelle, il faut se placer en situation afin de réaliser un mode opératoire qui va prévoir le moindre détail à partir de l’ouverture des services au cabinet, jusqu’à la mise en place chez les clients, en passant par la formation des collaborateurs du cabinet qui auront été impliqués dans le processus, selon un choix qui peut être propre à chaque cabinet.

Ce mode opératoire sera mis en œuvre à la suite de réunions de travail successives élaborées et programmées par l’ensemble des intervenants, tant internes, qu’externes au cabinet. Chacun pourra faire valoir son point de vue, et apporter ses idées, qui à ne pas en douter, seront une force pour le projet dans sa globalité.

Ce n’est qu’au terme de l’identification de l’ensemble des besoins que les étapes suivantes pourront être mis en œuvre.

Pour poursuivre notre exemple, les besoins qui auront pu être identifiés par les participants au projet pourraient être :

1. Fournir à chaque client pour lesquels le cabinet réalise une mission de tenue mensuelle avec établissement de la déclaration de TVA, un espace dédié sur le cloud du cabinet, afin qu’ils déposent chaque mois, selon des périodicités décidées avec eux, leurs documents comptables après les avoir numérisé.

2. Offrir aux clients en contrepartie un espace de stockage de leurs documents comptables numériques qu’ils pourront utiliser lors des recherches de documents de façon très intuitive grâce aux outils de recherche Full text (plein texte) disponibles par l’utilisation de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) présent sur l’outil de dématérialisation.



Ensuite définir les moyens pour répondre aux besoins


Vous savez maintenant précisément vers quelles priorités vous souhaitez mener la poursuite de votre projet, il ne reste plus qu’à aligner votre réflexion sur les différents facteurs qui peuvent en conditionner la réalisation.

Pour cela il faudra consacrer du temps au rassemblement de toutes les idées qui peuvent jaillir spontanément, ou à la suite de séances de coworking (cotravail) entre collaborateurs et associé.s du cabinet, et prendre en compte chaque point de vue, en les intégrant dans un processus qui définira leur chance d’aboutir, et ainsi de bénéficier au projet tout entier.

Les moyens à mettre en oeuvre vont dépendre du budget financier, ainsi qu’au temps de réflexion que vous pourrez consacrer au projet de dématérialisation, pour rester focalisé sur notre exemple.

Est-ce que vous allez solliciter l’ensemble des collaborateurs concernés par la tenue comptable de leurs dossiers, ou bien serez-vous partisan d’une implication volontaire de ce panel de collaborateurs, c’est une stratégie qui ne peut pas vous être imposée, mais rien ne vous empêche de rester attentif aux préconisations qui vous seront faites par l’intervenant externe qui pourrait être de bons conseils pour avoir déjà vécu les 2 cas lors de ses précédentes missions.

Dans notre exemple de projet de dématérialisation, les moyens mis en oeuvre pourraient être :

1. Implication de tous les collaborateurs intéressés et qui se seront déclarés à la suite d’une réunion interne de présentation du projet de dématérialisation en présence de l’intervenant externe.

2. Chaque collaborateur peut disposer d’un budget temps de 3 ou 4 heures par semaine pour réfléchir individuellement à la conception qu’il a sur la mise en place de la dématérialisation de ses dossiers, ensuite l’ensemble des collaborateurs participants au projet confondent leurs idées lors d’une réunion hebdomadaire de travail d’une heure, reconduite si besoin la semaine suivante, pour définir un plan d’action commun à l’ensemble des contributeurs.

3. Une réunion ultime avec l’ensemble des contributeurs, les associés et l’intervenant externe, décide des outils sélectionnés par le groupe de travail, du calendrier de mise en place au cabinet et auprès des clients, et des offres marketing, ainsi que du plan de communication à mettre en place pour parvenir au terme du projet de dématérialisation.

4. Les collaborateurs investis dans l’étude du projet sont ensuite formés par l’intervenant externe aux rudiments du fonctionnement des outils de dématérialisation sélectionnés, ainsi qu’à leurs déploiements auprès des clients (paramétrage et formation).



Et pour finir le déploiement


Quelques semaines se seront écoulées, et l’ensemble des acteurs actifs du projet auront une idée plus précise des besoins fondamentaux du cabinet, et des moyens à mettre en oeuvre pour remédier à ces nécessités mise à jour tout au long de ces intenses et productives réunions de travail.

L’ensemble des collaborateurs suivront à ce moment là une initiation ou formation aux outils de dématérialisation sélectionnés pour être diffusé auprès des clients, délivrée par le groupe de collaborateurs pilotes ou référents, qui ont reçu eux-mêmes une formation de la part de l’intervenant externe.

Il ne restera plus qu’à lancer le processus sur un panel de clients choisis pour leur profil de clients exemplaires, et représentant l’ensemble des clients du cabinet, par leur diversité et leur parfaite représentation, puis en tirer rapidement les conclusions qui s’imposent en fonction des retours effectués par les clients pilotes grâce à l’utilisation de sondages de satisfaction.

Une fois les sondages dépouillés, et que sans nul doute ils confirmeront que le déploiement test aura été concluant, chaque collaborateur qui représentera un client présent sur la liste établie au démarrage du projet, se saisira d’établir auprès du collaborateur choisi comme « référent digital du cabinet » par les associés et ses collègues, une demande de déploiement des outils de dématérialisation au sein de ses clients, qu’il aura lui-même pris le soin de contacter, et de leur proposer l’offre digitale du cabinet.


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